enexrain

名刺の保存や管理方法には、人それぞれのやりかた方があると思う。毎日、いろいろなところで、多くの方と接する機会があるような人は、相当数の名刺を交換するだろうし、逆に外出することもそれほど多くなく、また人と接することがあまりない人は、名刺の必要性などないと言えるかもしれない。

ところで私は、頂いた名刺を専用の箱に入れている。かなり昔は、相手の所属ごとに分類して、丁寧にファイルに入れていたが、そんなことでは、とても整理ができないことがわかった。私にとって一番簡単な管理方法は、単に日付順に並べることである。いつどこでお会いしたかは意外と覚えているもので、その方があとから探しやすい気がする。

使っている名刺箱は、一箱に400枚くらい入ると思われるが、いろいろなところでお会いした方々から頂いた名刺の枚数が増え続けて、いまは6箱になってしまった。おそらくだが、少なくとも2,000枚以上はあると思う。これくらいの名刺を持っている人など山ほどいるだろうから、別に自慢したいわけではない。問題は整理の状況だ。

例えば、5年前よりも古い名刺は取っておくべきなのだろうか。5年近い時間が経てば、部署が移動になっていることもあるだろうし、あるいは違う会社に移られている方もいるだろう。本来なら、名刺を頂いたときに、コンピュータの住所録等にすべての情報を入れておくべきなのだが、かなりの数が追いついていない。

最近は、携帯電話から名刺の情報を読み取り、自動的に記録してくれるソフトもあるようだが、そんな機能を持った最新鋭の機器などはあいにく持合わせていない。この2.000枚を超える名刺をどうするかが当面の問題だ。しかもいま使っているノート型のPCのアドレス帳にも2.600名近い方の記録が入っている。

名刺もPC内のアドレス帳も、今年中に、すべて整理し直すことを当面の目標にしているのだが、目の前に溢れる大量の個人情報を見ると気後れしてしまう。その都度、時間をつくって、こまめにまとめれば良いものを、この状態まで野放しにして来たのは自分の責任に他ならない。はたしてあと2か月で終わらせられるのだろうか…。